Etäjohtaminen
Mitä on etätyö?
Etätyöllä tarkoitetaan työn tekemistä hyödyntäen tietotekniikkaa muualla kuin työnantajan tiloissa. Työskentely voi olla itsenäistä tai ryhmässä tapahtuvaa ja työ voi olla kestoltaan ja säännöllisyydeltään vaihtelevaa. Tietotekniikka ja uudet palvelut ovat jatkuvasti lisänneet etätyön mahdollisuuksia ja vuonna 2020 koronan myötä etätyön tekemisen määrä on lisääntynyt huomattavasti. Työolobarometrin mukaan palkansaajista 48 % on tehnyt etätöitä vuonna 2020, vuonna 2019 luku oli 36 %. Suomen työlainsäädännössä ei ole yleistä määritelmää etätyölle, joten siinä sovelletaan samoja sääntöjä kuin normaalissa työsuhteessa. Toimiva teknologia, tietoturvasta huolehtiminen, turvallinen työympäristö ja molemmin puoleinen luottamus ovat edellytyksiä etätyön tekemiseen.
Työelämägallupin mukaan yli 70 % työntekijöistä haluaa tehdä jatkossakin etätöitä. Esimiehen rooli on erittäin tärkeä nuorten työntekijöiden kohdalla etätöitä tehdessä, he tarvitsevat enemmän tukea.
Työhyvinvointi ja turvallisuus etäjohtamisessa
Työnantajalla on vastuu työntekijän turvallisuudesta ja terveydestä myös etätöitä tehdessä. Mahdollisuus seurata työolosuhteita ja työn kuormittavuutta on kuitenkin rajallisempaa kuin perinteisellä työpaikalla työskentelyssä. Työturvallisuuslaki edellyttää haittojen ja vaarojen tunnistamista ja ennaltaehkäisyä myös etätyön osalta. Työntekijän kannattaa luoda rauhallinen ja mahdollisimman ergonominen työpiste käyttöönsä ja esimiehen kanssa kannattaa neuvotella miten sopiva työskentelytila muodostetaan. Työturvallisuuskeskuksen sivuilta löytyy lomake etätyön vaarojen arvioimiseen.
https://ttk.fi/files/4801/etatyon-riskienkartoitus-17102019.pdf
Etäjohtaminen työntekijän näkökulmasta
Tärkeitä asioita johtamiselle työntekijän kannalta ovat esimiehen tavoitettavuus, selkeiden tavoitteiden saaminen, ihmisläheisyys, vuorovaikutus ja kuuntelu. Esimies järjestää sopivassa määrin erilaisia virtuaalisia tapaamisia henkilöstön kesken, jotta yhdessä tekeminen tunne voimistuu, mikä näin ollen vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ja työhyvinvointia. Työntekijältä vaaditaan kykyä itsenäiseen työskentelyyn, vastuulliseen toimintaan ja kykyä erottaa vapaa-ajan ja työn tekemisen rajat. Tärkeää on myös kyky vastaanottaa ja käsitellä palautetta esimieheltä sekä itse antaa sitä.
Etäjohtaminen esimiehen näkökulmasta
Esimiehen tehtäviä: Luottamuksen rakentaminen. Avoimen ilmapiirin ylläpitäminen, vuorovaikutus, osallistuminen, seuranta, tiedonkulusta huolehtiminen. Suoritusten johtamista tehtävien jaolla, tavoitteiden asettamisella sekä henkilöstön palkitseminen ja motivoinnista huolehtiminen. Palautteen antaminen, kehityskeskustelut ja säännöllinen yhteydenpito työntekijöihin. Esimies varmistaa etätyön mahdollisuuden, työolojen turvallisuuden sekä seuraa henkilöstön kuormittumista ja huolehtii työntekijöiden jaksamisesta.
Etäjohtamisen kulmakivet, perusta rakentuu luottamukselle, arvostukselle ja avoimuudelle.
Luottamus. Etänä työskentelevän yhteisön tärkein tekijä on keskinäinen luottamus, virtuaalisesti toimivassa yhteisössä sen saavuttaminen on vaikeampaa kuin tavallisesti. Luottamuksen rakentaminen tulisi tapahtua heti toiminnan käynnistyessä. Tärkeitä elementtejä luottamuksen rakentamiseen ovat sovitut kommunikointitavat, asioihin nopeasti reagointi ja vastaaminen sekä esimiehen rooli. Työntekijän tulee pystyä luottamaan esimiehen tukeen ja sovittujen asioiden hoitamiseen. Virtuaalisessa ympäristössä ei luottamuksen rakentamiseen ole välttämättä samalla tavalla yhteistä aikaa kuin tavallisesti, joten voi syntyä niin sanottua pikaluottamusta. Pikaluottamus perustuu mielikuvaan, että yhteisön jäsenet ovat osaavia ja pystyvät ratkaisemaan annetun tehtävän. Pikaluottamus on yleensä lyhytaikaista ja voi myös herkästi loppua.
Arvostus ammatillisesta näkökulmasta muodostuu toisen ihmisen osaamisen ja toimimisen tapojen tuntemisesta ainakin jossain määrin. Työntekijän tulee saada tunne siitä, että hänen työnsä on yhteisölle tärkeää ja hänen toimintaansa arvostetaan. Esimies voi osoittaa arvostusta keskustelemalla töihin liittyvistä asioista ja osoittamalla kiinnostusta niitä kohden.
Avoimuus. Organisaatioiden ongelma on yleensä riittävä tiedonjako. Avoimessa ilmapiirissä ihmiset ovat valmiimpia jakamaan tärkeää informaatiota eteenpäin. Päätöksenteko yrityksessä tulee olla avointa ja palautteen saaminen sekä vastaanottaminen on tärkeää, jotta syntyisi vahva palautekulttuuri.
Pelisäännöt. Etätöihin siirryttäessä on hyvä määritellä selkeät pelisäännöt uudestaan, koska työympäristö muuttuu verrattuna aikaisempaan. Pelisäännöt kannattaa sopia yhdessä, näin lisääntyy myös sitoutuminen niiden noudattamiseen. Selkeät pelisäännöt lisäävät luottamusta ja pienentävät epävarmuuden tunnetta. Pelisäännöissä voidaan sopia esimerkiksi työn seurannasta, yhteydenpidosta ja toimintatavoista.
Yhteisöllisyys on tärkeä tekijä niin itsenäisessä kuin tiimityöskentelyssä, se lisää työntekijöiden motivaatiota ja helpottaa yhteistyön sujuvuutta. Etätyötä tehdessä yhteisöllisyyden muodostaminen vaatii enemmän vaivaa koska ihmiset kohtaavat harvemmin. Yhteisöllisyys tarvitsee jokaisen jäsenen osallistumista ja panosta. Esimies voi järjestää yhteisöllisiä tapaamisia esimerkiksi videokeskusteluiden avulla. Heikossa yhteisössä moraali ja työn tuottavuus laskee.
Jatkuvaan dialogiin kuuluu yrityksen tiedottaminen ja viestintä sekä ihmisten välisestä tiedon, tunteiden ja ajatusten vaihtamisesta. Vuorovaikutukseen sisältyy myös läsnäolo, kuunteleminen ja sanoton viestiminen, mikä voi olla haastavaa virtuaalisessa ympäristössä. Esimies voi parantaa vuorovaikutusta osoittamalla kiinnostusta niin työntekijän työhön kuin työn ulkopuolisiin asioihin. Esimiehen kannattaa itse olla aktiivisesti ja säännöllisesti yhteydessä työntekijöihin. Etäkokouksissa voi käyttää kuvayhteyttä, se tukee asiaan keskittymistä ja läsnäoloa. Kirjallisessa viestinnässä sävy kannattaa olla ystävällistä.
Itsensä johtaminen etätöitä tehdessä korostuu koska vaikuttamismahdollisuus omaan työhön ja jaksamiseen on tavallista suurempi. Etätöitä tehdessä kannattaa tehdä suunnitelma työpäivän kulusta, selkeä alkamis- ja lopetusaika. Tärkeää on muistaa myös pitää riittävästi taukoja. Työntekijällä pitää olla tarkka kuva tavoitteestaan ja roolistaan tiimissä, esimiehen on hyvä tarkistaa ja kerrata tavoitteet säännöllisesti. Hyviä etätyön käytäntöjä kannattaa jakaa ja kysellä työyhteisöltä. Itseohjautuvasti toimiminen vaatii kykyä tehdä itsenäisiä päätöksiä. Esimies voi opastaa aloittamalla aluksi pienemmistä päätöksistä ja kasvattamalla vastuuta askel kerrallaan sekä antamalla palautetta suorituksista.
Etäjohtamisen haasteet. Johtamisessa pitää siis ottaa huomioon etäjohtamisen kulmakivet ja varmistettava niiden onnistuminen. Virtuaalisessa työympäristössä toimiminen kuitenkin tuo haasteet ongelmien havaitsemiselle ja seurannalle. Miten seurataan työntekijöiden suoritusta ja työkykyä tai onko työyhteisön sisäiset asiat kunnossa ja motivaatio kohdillaan. Myös esimiehen tavoitettavuus voi olla ongelma liukuvaa työaikaa käyttävissä organisaatioissa, kun ihmiset tekevät töitä eri aikoihin. Toimivan tiimin muodostaminen etänä, tutustuminen toisiin ja luottamuksen muodostuminen voi olla haastavampaa virtuaalisesti. Myös kaikkien työntekijöiden aktivointi ja osallistumisen on tärkeää huomioida tiimin kehityksessä. Riittävän informaation kulkemisen varmistaminen työntekijöiden kesken. Kielelliset ja kulttuuriset haasteet ihmisten toiminnassa monikansallisissa yrityksissä.
Etäjohtaminen tulevaisuudessa. Työelämä on jatkuvassa muutoksessa, uudet teknologiat, muuntuvat työurat, työn hajanaisuus ja siitä muodostuva tiimien toiminnan yhtenäisyyden kehittämisen hankaluudet. Virtuaalisen läsnäolon kehittäminen, miten keskustella ja kuunnella digitaalisessa ympäristössä. Työhyvinvoinnin tunnistaminen ja kehittäminen etätöissä.
https://www.tivi.fi/uutiset/tv/6d3904ac-2882-4999-a2fc-f130ddb71788?ref=ampparit:cd9c
Suomen yrittäjien teettämästä galluppista selviää että 37 % haastatteluun vastanneista yrityksistä aikoo tehdä monipaikkaista työtä pysyvästi. Yrittäjät näkevät että johdon ja esimiesten toiminnan merkitys on lisääntynyt.
Pohdinta
Etätyön tekeminen on ottanut suuren harppauksen eteenpäin ja luultavasti jatkossa hybridityö jää pysyväksi malliksi yrityksissä. Etätyötä ei ole täysin uusi asia, mutta osassa yrityksiä etätyöhön on jouduttu siirtymään normaalia nopeammalla aikataululla ja tämä tuo alkuun uuden opettelua niin johtamisen kuin työntekijän näkökulmasta. Työyhteisön on opittava käyttämään työnteossa ja kommunikoinnissa digitaalisia välineitä. Monikulttuurisuus, erilaiset toimintatavat ja kielelliset haasteet on myös huomioitava etäjohtamisessa.
Tärkeimmäksi seikaksi etätyössä ja sen johtamisen onnistumisessa nousee luottamus. Ilman luottamusta toimivan organisaation muodostuminen on hankalaa. Aikaisemmin esitettyjen etäjohtamisen kulmakivien avulla pystyy rakentamaan toimivan luottamussuhteen. Työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja seuraaminen on hankalampaa virtuaalisessa toimintaympäristössä ja näin ollen vaatii panostusta, jotta työhyvinvointi säilyy kunnossa myös etätöissä.
Ylen tekemässä kyselyssä tulee ilmi niin positiivia kuin negatiivia asioita etätyöstä ja johtamisesta. Osa tuntee että ei saa tarpeeksi tukea ja huomiota johtajalta, kun taas toisille sopii oikein hyvin itsenäinen työskentely. Myönteisen palautteen saaminen nousee tärkeäksi asiaksi kyselyssä. https://yle.fi/uutiset/3-11806356
Lähteet:
https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etatyossa_turvallisesti
https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa
https://etajohtaminen.fi/hyvan-etajohtamisen-kulmakivet/
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/352783/Et%C3%A4johtaminen%20poikkeustilanteessa.pdf?sequence=2
https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162955/TEM_2021_18.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/348272/jarmoh%C3%A4nninen_itsens%C3%A4johtaminenet%C3%A4ty%C3%B6ss%C3%A4.pdf?sequence=2&isAllowed=y
https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/140712/Hyvinvointia%20ty%c3%b6st%c3%a4%202030-luvulla.pdf?sequence=1&isAllowed=y