Yksityisyys ja Tietosuoja
Tietosuoja turvaa oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä
Tietosuoja
Tietosuojalla viitataan perusoikeuksiin, jotka turvaavat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan toteutumisesta vastaa lähtkohtaisesti työnantaja. Sen tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötiedot sisältävät kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Henkilötietoja voi olla monenlaisissa eri paikoissa talletettuina, esimerkiksi sähköisissä tiedostoissa, tietokannoissa, ääni- tai kuvatallenteella tai vaikkapa paperilla.
Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sen kanssa rinnakkain tietosuojalakia ja erityislakina työelämän tietosuojalakia.
Voimaan tullutta EU:n tietosuoja-asetusta on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Asetus on tuonut mukanaan muutoksia henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetuksessa säädetään muun muassa siitä, millä perusteilla henkilötietoja saa käsitellä (käsittelyn oikeusperusteet) sekä tietosuojan yleisistä periaatteista, rekisterinpitäjän velvollisuuksista ja rekisteröidyn oikeuksista.
Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä sovelletaan tietosuoja-asetusta täydentävää tietosuojalakia, jollei työelämän tietosuojalaissa toisin säädetä. Tietosuojalaki sisältää muun muassa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, kuten ammattiliittoon kuulumista koskevien tietojen, käsittelystä sekä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien tietojen käsittelyn. Rekisteröidyn oikeuksien rajoituksista säädetään myös tietosuojalaissa.
Yksityisyyden suojalla tarkoitetaan yksilön oikeuksia yksityisyyselämäänsä ja yksityisyyteensä erilaisessa tietojenkäsittelyssä.
Perustuslaki antaa jokaiselle oikeuden yksityiselämän suojaan, kunniaan ja kotirauhaan. Tämä oikeus tarkoittaa itsemääräämisoikeutta, eli yksilönvapautta määrätä itsestään, ruumiistaan ja sosiaalisista suhteistaan ympäristöön. Jokainen ansaitsee oikeuden elää niin, ettei julkinen valta vaikuta siihen. Työsuhteessa yksityisyydensuoja tulee ilmi muunmuassa sillä tavoin, että työntekijä saa pitää tietyt yksityisasiansa omana tietonaan, joka tarkoittaa sitä, että ne eivät kuulu työsuhteeseen tai työnantajan tietoon ilman erityistä perustetta. Yksityisyyden suoja siis lyhyesti ilmaistuna tarkoittaa yksilön oikeutta olla paljastamatta tiettyjä yksityiselämään liittyviä tietoja ulkopuolisille tahoille.
Yksityisyydensuojan konkreettisuus työelämässä
Henkilötietojen käsittely työelämässä puhuttelee työntekijöitä. Mitä tietoja työnantajalla on oikeus työntekijöistään saada, ja mitä tietoja työntekijä voi työnantajistaan ulkopuolisille antaa? Hyviä kysymyksiä, mitä henkilötietojen käsittely herättää työntekijöiden keskuudessa on mm. että saako työpaikalla olla kameravalvontaa, tai että minkä tyyppiset terveydentilaan liittyvät tiedot kuuluvat työnantajan tietoisuuteen? Tietosuojaan ja yksityisyydensuojaan kuuluu paljon kysymyksiä, ja mielestäni olisi hyvä, jos asian tiimoilta järjestettäisiin esimerkiksi jonkinlainen koulutus yrityksen työntekijöille työsuhteen alkaessa ja tilanteen vaatiessa myös mahdollisesti työnimikkeen muuttuessa.
Tarpeellisuusvaatimus
Työsuhteen alkaessa työnantaja käsittelee tarpeellisuusvaatimukseen kuuluvia työntekijään valintaan liittyviä henkilötietoja. Työhönottotilanteissa työnantaja arvioi tietojen tarpeellisuuden suhteessa siihen työtehtävään, jota henkilö on hakenut. Kyseeseen tulevat lähinnä hakijan pätevyyttä ja sopivuutta osoittavat tiedot. Henkilötiedot kerätään nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötiedot tulee hävittää sen jälkeen, kun niiden tarpeellisuus tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamiseen on poistunut. Tarpeettomien henkilötietojen kerääminen työsuhteessa voi johtaa syrjintään, jonka vuoksi lainsäädännön syrjintäkielto on merkittävässä asemassa esimerkiksi henkilötietojen tarpeellisuuden arvioinnissa.
Työsuhteessa työnantajalla on oikeus käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Näitä tietoja voivat esimerkiksi olla tiedot, jotka liittyvät työntekijän valintaan, työolosuhteisiin tai vaikkapa työtehtävien suorittamiseen.
Työntekijää koskevat henkilötiedot
Työsuhteen alkaessa erityistä luotettavuutta vaadittaviin työtehtäviin pyydetään myös työntekijältä tämän henkilöluottotiedot luotettavuuden arvioinniksi. Näistä työtehtävistä tarkemmin tietoa on löydettävissä Työ- ja Elinkeinoministeriön Työelämän Tietosuojalain dokumentissa.
Työntekijää koskevat henkilötiedot on työnantajan kerättävä työntekijältä itseltään, ja mikäli työnantaja kerää työntekijän henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, vaaditaan työntekijältä suostumus tietojen keräämiseen. Työnantajan tulee ilmoittaa työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten. Jos työnantaja hankkii työntekijän henkilöluottotietoja, työnantajan tulee lisäksi ilmoittaa työntekijälle, mistä rekisteristä luottotiedot hankitaan. Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa.
Työnantaja saa halutessaan julkaista työntekijöidensä nimet, valokuvat, ammattinimikkeet ja työyhteystiedot verkkosivulla ilman heidän suostumustaan. Näiden tietojen julkaiseminen tulee kuitenkin olla asiallisesti perusteltua ja tarpeellista työnantajan toiminnan kannalta. Työnantajan kuuluu huolellisesti harkita, onko tietojen julkaiseminen tarpeellista, ja tarpeen vaatiessa perustella tietojen julkaiseminen niin tietosuojavaltuutetuille kuin työntekijöilleen.
Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely
Työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen käsittely on hyvin arkaluontoista, ja niiden käsitteleminen onkin lähtökohtaisesti kiellettyä. Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos työntekijä ne työnantajalle on itse toimittanut tai mikäli työntekijä on antanut työnantajalle kirjallisen suostumuksen, esimerkiksi työterveydehuollolle, luovuttaa kyseisiä tietoja työnantajalle. Kaikkia terveydentilaa koskevia tietoja työnantaja ei kuitenkaan saa käsitellä, vaikka työntekijä olisi siihen oman suostumuksensa antanut. Näitä tietoja voidaan käsitellä vain erityisehdoin, kuten esimerkiksi tilanteessa, jossa niiden käsittely on tarpeen sairausajan palkan maksamiseksi tai jos käsittely on tarpeen sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy.
Kameravalvonta työpaikalla
Kameravalvonta työpaikalla on sallittua työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojelemiseksi ja tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta ja tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei lähtökohtaisesti saa valikoiden kohdistaa vain tiettyyn henkilöön eikä suorittaa käymälöissä, pukeutumistiloissa tai muissa vastaavissa tiloissa.
Työelämän tietosuojalaissa on säädetty hyvinkin tarkasti, millä edellytyksin kameravalvontaa voidaan kohdistaa työntekijöiden työpisteisiin. Kameravalvonta voidaan kohdistaa tiettyyn työpisteeseen pelkästään työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhkan tai työntekijän turvallisuudelleen tai terveydelleen ilmeisen haitan tai vaaran ehkäisemiseksi tai omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi. Työntekijän on myös mahdollista pyytää kameravalvontaa ja sopia asiasta työnantajan kanssa työntekijän etujen oikeudenmukaisuuden varmistamiseksi.
Kameravalvonnan käyttöönotolla on myös omat edellytyksensä. Käyttöönottaminen edellyttää yhteistoimintamenettelyä tai työntekijöiden kuulemista. Kameravalvonnasta pitää myös olla näkyvä ilmoitus niissä tiloissa, joissa sitä suoritetaan. Kameravalvonnalla saatuja tallenteita ei saa väärinkäyttää, eli käyttää tallenteita muuhun tarkoitukseen, kuin mihin valvonta on perustunut. Tallenteita ei lisäksi saa säilyttää pidempään kuin tarpeellista, maksimissaan kuitenkin vuoden.
Huumausaineiden käyttöä koskevien tietojen käsittely
Huumausainetestin tulokset kuuluvat arkaluonteisiin tietoihin. Työnantaja voi kuitenkin työelämän tietosuojan edellytysten toteutuessa pyytää työnhakijaa tai työntekijää esittämään huumetestiä koskevan todistuksen. Työnantajan oikeuteen tarkastaa kyseinen huumetestiä koskeva tulos vaikuttaa suuresti kyseessä oleva työtehtävä ja tehtävän vaaditut edellytykset. Testi suoritetaan vain, mikäli työnantajalla on syytä epäillä, että työntekijä on huumausaineiden vaikutuksen alaisena tai että työntekijä on riippuvainen huumausaineista. Huumausainetestin tuloksia saa lisäksi käsitellä vain, mikäli työpaikalla on yhteisttoiminnassa laadittu päihdeohjelma. Huumausainetestin tuloksia saa lisäksi käsitellä vain, mikäli työpaikalla on yhteistoiminnassa laadittu päihdeohjelma. Huumausainetestiä koskevan todistuksen hankkimisesta aiheutuvista kuluista vastaa työnantaja.
Sähköpostit
Useimmiten työntekijöiden käyttöön annetut sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, ja viestejä lähetetään ja luetaan työntekijälle annetun käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Työpaikan sähköpostia käytetään kuitenkin myös henkilökohtaiseen, työpaikan toimintaan liittymättömään viestintään. Yksityisluonteinen sähköpostiviesti kuuluu puhelun tapaan luottamuksellisen viestinnän piiriin. Sähköposti eroaa viestinnän muotona kuitenkin suuresti muista viestinnän tavoista. sillä sähköpostiin kirjautuvat samanaikaisesti sekä työnantajalle kuuluvat että työntekijän henkilökohtaiset viestit.
Työnantaja saa ainoastaan laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä hakea esille työntekijän työsähköpostiin tulleita tai siitä lähteneitä viestejä. Toinen henkilö voi avata ja lukea työntekijän sähköpostiviestejä työntekijän suostumuksella sovittujen toimintatapojen mukaan. Esimerkiksi sihteereille tai sijaiselle nimenomaan annetut oikeudet lukea viestit ovat siten mahdollisia.
Seuraamukset
Työnantaja tai työnantajan edustaja voi joutua useiden työelämän tietosuojalain säännösten rikkomuksesta rikosoikeudelliseen vastuuseen. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta voi rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle tulla määrättäväksi tietosuoja-asetuksen mukainen hallinnollinen seuraamusmaksu. Seuraamusmaksu voi seurata esimerkiksi tietosuoja-asetuksessa säädettyjen rekisterinpitäjän velvollisuuksien ja rekisteröidyn oikeuksien rikkomisesta. Rangaistus tietosuojarikoksesta, tietomurrosta, salakatselusta, salakuuntelusta, viestintäsalaisuuden loukkauksesta, salassapitorikoksesta ja virkarikoksista säädetään rikoslaissa. Yhteistoimintalainsäädännön rikkomisen seuraamuksista säädetään yhteistoimintalainsäädännössä.
Lähteet
Finlex (2004) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Haettu 12.4.2021 osoitteesta: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759
Minilex (n.d.) Yksityisyyden suojan määritelmä. Haettu 12.4.2021 osoitteesta: https://www.minilex.fi/a/yksityisyyden-suojan-m%C3%A4%C3%A4ritelm%C3%A4
Sydänliitto.fi. Kuva haettu 25.4.2021 osoitteesta: https://sydanliitto.fi/ajankohtaista/jarjestotiedote-sydanyhteisolle/miten-tietosuoja-asetus-vaikuttaa
Työ -ja Elinkeinoministeriö. (2019) Työelämän tietosuojalaki. Haettu 19.4.2021 osoitteesta: https://tem.fi/documents/1410877/2917589/Ty%C3%B6el%C3%A4m%C3%A4n+tietosuoja/f94a4e13-9e89-43ea-a6f0-f7c3de37ab9d/Ty%C3%B6el%C3%A4m%C3%A4n+tietosuoja.pdf
Tietosuojavaltuutetun toimisto. (n.d.) https://tietosuoja.fi/organisaatiot
Tietosuojavaltuutetun toimisto. (n.d.) Tietosuoja. Haettu 24.4.2021 osoitteestra: https://tietosuoja.fi/tietosuoja